Cómo tener un año más productivo


Métodos de trabajo que quizá le funcionen


Primer lunes del año. Momento de empezar nuevas rutinas, cambiar hábitos y desempolvar nuestras metas del 2021.  Nuestra obsesión por la productividad y reinventarnos cada vez que podemos nos empuja a ver el nuevo año como una nueva oportunidad para renovarnos. En este sentido, la ciencia también se ha volcado a intentar resolver algunas de las preguntas cruciales de nuestros tiempos: ¿Cómo mantener las promesas de Año Nuevo más allá de enero? ¿Cómo llegar a ser la versión mía que quiero ser? Y más concretamente, ¿cómo trabajar sin distraerse?

Si buscamos maneras de mejorar nuestra productividad, encontraremos libros, blogs y videos de YouTube que prometen métodos “aprobados científicamente”para ser más productivos. Muchos incluyen bibliografía, explican los últimos estudios, entrevistan a expertos en productividad o a quienes estudian a los más productivos. Los mismos estudios son también la base para aplicaciones, empresas y dispositivos que prometen transformar la última bibliografía científica en métodos productivos. 

Científicamente probados o no, el último año he probado diferentes maneras de “mejorar mi productividad”. No sé si serán los métodos o los deadlines de todos los proyectos en los que estoy involucrada que me respiran en el cuello, pero estos son algunos métodos efectivos que he encontrado. 

Método Pomodoro: Popular entre los distraidos. Se trabaja 25 minutos y se descansa 5. La explicación detrás de esta técnica es que uno tiene pequeños periodos de productividad y es más gratificante terminar bloques de trabajo que pensar en un día de ocho horas por delante. Personalmente, uso este método de una manera un poco diferente. Mi primer bloque de trabajo en el día sí es de 25 minutos y lo uso para responder correos electrónicos y resolver algunos pendientes cortos. El resto de mis bloques de trabajo son de 50 minutos, seguidos por 10 de descanso. La mayor parte de mi trabajo consiste en leer o escribir, por lo que los 25 minutos se quedan cortos para terminar un capítulo o revisar mis notas. Este método me gusta tanto que hice unas listas de canciones en Spotify, donde la música suena por 25 minutos seguidos y luego hay un silencio de 5 minutos. 

Listas de pendientes: Sea con lápiz y papel o en el celular –las famosas to-do lists–, son una de las herramientras más utilizadas. Los investigadores afirman que las personas que hacen listas de pendientes son menos propensas a procrastinar, e incluso se duermen más rápido. Para que nuestras listas de pendientes sean efectivas, los resultados de investigación nos dicen que deben ser reales. Tener una lista de pendientes muy abultada también distrae al cerebro, ya que mantiene encendida una alarma.

Bloques de calendario: Para algunos investigadores y fanáticos de la productividad, las listas de pendientes no son suficientes: necesitan ver esos pendientes en forma de bloques de trabajo para saber con certeza qué tarea ocupará qué espacio de su día. Los expertos en el tema indican que con esta técnica también es necesario agendar pequeñas acciones, como revisar correos y programar ratos de ocio y descanso. Un método estupendo… para los que usan un calendario, claro. 

Los papelitos: Es mi método favorito, porque lo combino con cualquier otra técnica que esté probando ese mes. Un papelito para numerar cuántos bloques de trabajo espero completar ese día. Y otro papelito para apuntar esas ideas o pendientes que aparecen en esos momentos de concentración. Para mí es muy importante aprender a no salir corriendo cuando un nuevo pensamiento aparece. Por ejemplo: cuando estoy leyendo y recuerdo de pronto que tenía que enviar un correo o revisar si el delivery está en camino, estas pequeñas distracciones terminan interrumpiendo los bloques de trabajo que he planificado. Para estos pensamientos intrusivos el papelito es clave, porque nos permite tener un espacio para depositar allí esas tareas y completarlas luego, sin interrumpir nuestros bloques de trabajo. 

Limitar el correo electrónico: Personalmente, no estoy pendiente del correo electrónico porque el trabajo que realizo no es monitoreado. Podría decir que mis asesores de tesis son mis jefes, pero solo mantengo una comunicación al mes con ellos, por lo que no es usual recibir correos electrónicos suyos y tampoco requieren mi atención inmediata. Recuerdo que en mi trabajo anterior el correo electrónico sí determinaba mi agenda: si llegaba una solicitud la tenía que atender rápidamente, sin importar si había interrumpido una tarea aún más importante. Revisando la bibliografía actual sobre productividad, muchos culpan al correo electrónico y a otros métodos de mensajería en el trabajo –como Slack o Microsoft Teams–, de ser una fuente de distracción. 

Hablando con amigos que son prisioneros del correo, queda claro que limitar el acceso al buzón a una vez por hora –o al día– es impensable en la mayoría de las empresas. Los estudios concuerdan que es necesario un cambio de mentalidad en el trabajo, que se valore la producción en bloque y que no se penalice no responder a cada correo de forma inmediata. 

Trabajar con otros: Aquí podemos tener opiniones contrarias. Por una parte, compartir trabajo con otras personas nos puede ayudar a ser más creativos o a estar más concentrados. O todo lo contrario. Para quienes extrañamos el contacto humano y al mismo tiempo nos distraemos con el vuelo de una mosca, existen ahora decenas de opciones en línea. Mi favorita es trabajar con el video de otra persona trabajando en el fondo. Según los expertos, esta es una manera de copiar las acciones de nuestros semejantes, una estrategia usada por personas con déficit de atención. También existen los grupos de estudio masivos en Discord y otras plataformas. Personalmente, me distraen demasiado, pues a veces se trata de cientos de personas que trabajan sin ningun descanso. A mí lo que más me sirve –aunque no lo hago más de una vez al mes–, es crear grupos de trabajo donde se suman algunos ciberamigos. Trabajamos 50 minutos y conversamos, nos estiramos, o vamos por un cafecito en los 10 restantes. Como todo puede ser convertido en negocio, también intenté el mismo método en su version con pago, que incluye un moderador por 30 dólares al mes, y logré ser productiva durante una semana. 

En suma, existen muchos métodos de concentración que nunca he probado o que simplemente no me han funcionado: tener un jefe helicóptero, reunir suficiente motivación personal, seguir la regla de los cincos minutos o acabar mis pendientes antes de que salga el sol. Entre todos los métodos de productividad –aprobados o no por la ciencia–, la humanidad seguirá buscando nuevas maneras de trabajar más tiempo al día y producir más en cada hora. En ese sentido, la ciencia también nos da algunas luces: menos es más. La evidencia actual indica que reduciendo las horas de trabajo podemos conseguir los mismos resultados. Eso sí, también tenemos que comprometernos con mejores horas de trabajo: sin correos que interrumpan nuestros bloques de trabajo, sin salir corriendo detrás de cada pensamiento o tarea, y sin perseguir metas imposibles.

9 comentarios

  1. Marco Parinango

    Interesante aporte.
    La productividad individual, es el primer criterio para entender el objetivo: mejor uso de nuestro tiempo. La lista de pendientes y el uso de la agenda son métodos ideales.
    Lo que no sé es qué tan importante es programar todo el día. Porque bueno nos orientamos a explotar las «horas de trabajo» (4, 6 u 8 horas), pero el resto del día ¿Es válido también «programarlo»? Y si es así en función de qué?

    • alejandra ruiz

      Hola Marco! gracias por tu comentarios! Algunas personas que conozco si planean absolutamente todo el día incluyendo horas de descanso, comidas, etc. Particularmente tengo estimados para saber cuánto tiempo me debe demorar cada acción pero no lo controlo al segundo. Lo que si es importante es saber cuándo nos demora hacer cada acción y tener un estimado semanal…para luego no darnos con sorpresas!

    • Gustavo Luis Vilca Colquehuanca

      Excelente. Pero me hubiera gustado que fuese un poco mas extenso, con mas detalles y tips. Ojala haya una segunda parte.

      • alejandra ruiz

        Gracias Paul y Gustavo! Prepararé una segunda parte con más detalles! O podemos hacer un zoom con los suscriptores? Seguro los otros jugeros también tienen excelentes tips!

    • alejandra ruiz

      Qué bueno! empezamos el año con metas claras! ARL

  2. Haydith

    Inicio de semana con lectura global y los demás días con lecturas rápidas

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